Bleiben Sie auf dem Laufenden:
Newsletter lesen »
Feed lesen »




11 Tipps, wie Sie richtig eMailen

Die eMail ist aus der modernen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Sie ist einfach, schnell und bequem. Trotzdem gibt es Stolpersteine beim Mailen. Lesen Sie 11 Tipps, um Fettnäpfchen zu vermeiden und richtig zu mailen.

(Fast) jeder tut es. (Fast) jeder kennt sie. Das Mailen. Die eMail.

Die eMail ist aus der modernen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Sie ist einfach zu handhaben, bequem, schnell und – einen Internetzugang vorausgesetzt – von globaler Reichweite. Sie ist eine prima Möglichkeit, um zu kommunizieren, Informationen auszutauschen, Wissen aufzubauen, gemeinsam zu lernen und vernetzt zu arbeiten.

Trotzdem gibt es Stolpersteine beim Mailen. Gerade weil es so einfach, bequem und schnell ist. Weil es nicht so viel Aufwand erfordert wie ein Brief, nicht so teuer ist wie ein Päckchen und nicht so persönlich wie ein Telefonat.

Dachten Sie, dass die eMail selbsterklärend und simpel sei? Abwarten. Am Ende dieses Beitrags sprechen wir uns wieder. Bis dahin nimmt Sie dieser Artikel an die Hand und hilft Ihnen, diverse Fettnäpfchen zu vermeiden.

1. Adressat

Wem schreiben Sie eigentlich? Wissen Sie das? Nicht lachen. Es gibt Leute, die das offenbar nicht wissen – und Gott und der Welt schreiben. Da werden Massenmails versandt, Kettenbriefe produziert und die halbe Abteilung gleich mit versorgt. Und zwar nicht nur von „Spammern“, die das Ganze ungebeten, unerwünscht und meist in kommerzieller Absicht tun. Auch Otto Normalbürger greift schon mal zu übergroßen Verteilerkreisen – und sei es nur, um sich abzusichern.

Deshalb, so simpel es klingt, schreiben Sie nur dem, den es wirklich etwas angeht. Packen Sie nur diejenigen, von denen Sie eine Handlung erwarten, in das Adressfeld „An“, und nur diejenigen, die informiert werden müssen, in das Kopierfeld „CC“ (carbon copy – Durchschlag).

Und generell ein kleiner Tipp: Je weniger Personen Sie nennen, desto mehr werden sich angesprochen fühlen – und handeln.

PS: Das Feld „BCC“ (blind carbon copy – Blindkopie) würde ich mit Vorsicht gebrauchen. Sicher haben Sie hier die Möglichkeit, ohne Wissen des Adressaten weitere Empfänger anzugeben und damit etwa große Verteilerlisten zu bedienen. Es hat aber auch einen etwas fragwürdigen Charakter und kann als „Schnüffelei“ ausgelegt werden.

2. Lesebestätigung

Es soll Leute geben, die immer auf Nummer Sicher gehen wollen – und unbekümmert zur Funktion „Lesebestätigung anfordern“ greifen. Damit können Sie zwar (meistens) nachvollziehen, ob und wann jemand Ihre eMail gelesen hat. Gleichzeitig können Sie Ihr Gegenüber aber auch ziemlich unter Druck setzen und ihm das Gefühl geben, kontrolliert zu werden. Tun Sie das besser nur, wenn es wirklich wichtig ist. Sie könnten sich sonst einiges verscherzen. 😉

3. Priorität

Dasselbe Spiel, nur auf einem anderen Feld. Auch die Funktion „Priorität einstellen“ ist eine praktische Sache. Sie können damit dem Empfänger durch rote Schrift, Ausrufezeichen oder ähnliches mehr mitteilen, dass etwas dringend ist – oder Sie es dafür halten. Trotzdem würde ich im Zweifelsfall lieber die Finger davon lassen. Es ist nicht so schön, wenn sich jemand belästigt fühlt und nicht nur rot sieht, sondern rot sieht.

4. Betreff

Wenn Sie wollen, dass Ihre eMail ungelesen gelöscht wird, dann verzichten Sie auf die Betreffzeile oder füllen Sie sie mit Schlagworten wie „wichtig, neu, aktuell, hot“ usw. Nicht nur, dass schlaue Spamfilter hier einiges „wegfiltern“. Zu viele buhlen heutzutage – oft ungebeten – um unsere Aufmerksamkeit. Der Betreff entscheidet, ob ich eine eMail lese oder nicht. Der Betreff entscheidet, ob ich eine eMail wiederfinde oder nicht. Der Betreff entscheidet, ob ich eine eMail lösche oder nicht. Alles andere ist Notwehr.

5. Umgangsformen

Die eMail ist ein schnelles, weniger förmliches Kommunikationsmedium als etwa der Brief. Deshalb darf es hier auch spontaner und zwangloser zugehen, solange die Verständlichkeit nicht darunter leidet. Trotzdem ist das keine Einladung, alle Formen fallen zu lassen. Eine freundliche Anrede, ein korrektes Sie, ein höflicher Umgangston, ein netter Gruß am Schluss haben noch niemandem geschadet – können Sie aber ohne großen Aufwand ins rechte Licht rücken.

Ausnahme: Wenn Sie Ihr Gegenüber gut kennen und / oder sich öfter mailen. Dann kann Ihre eMail ruhig persönlicher – und formloser werden.

6. Noch mehr Formen

Texte am Bildschirm zu lesen strengt die Augen an, man ermüdet schnell. Deshalb: Schreiben Sie besser keine Romane in Ihrer eMail. Und wenn Sie es doch tun, dann lockern Sie wenigstens den Lesefluss durch Absätze auf.

(Nebenbei: Unfreiwillige Absätze bekommen Sie, wenn Sie Textstellen aus Textverarbeitungsprogrammen in Ihre eMail hineinkopieren. Die Formatierung kann Ihnen hier einen Streich spielen. Von mir wider Willen getestet und für nicht so gut befunden … ;-))

Eine korrekte Rechtschreibung sollte sich von selbst verstehen. Natürlich sind Fehler immer möglich und nur menschlich. Eine eMail, die vor Fehlern nur so strotzt, wird Ihnen aber keine Freunde gewinnen – und keine Freude machen.

schreiben sie auch besser nicht alles klein (das sieht je nach zusammenhang unprofessionell aus und erschwert es, ihren text zu lesen).

UND SCHREIBEN SIE AUCH NICHT ALLES GROSS (das gilt als Schreien und wird auch so wahrgenommen).

Wenn Sie mit der NDR (neuen deutschen Rechtschreibung) auf Kriegsfuß stehen, dann verwenden Sie die alte (ja ja …). Aber verwenden Sie eine.

Vorsicht auch bei Abkürzungen. Nicht jeder kann mfg (mit freundlichen Grüßen), gr (Gruß) und cu (see you – man sieht sich) richtig zuordnen. Unter Freunden und Bekannten ist das kein Problem. Bei Ihrem Bewerbungsschreiben vielleicht doch keine so gute Idee.

Und noch ein Wort zu den Smileys:

(Das ist zum Beispiel ein Smiley: 😉 Er soll für ein Augenzwinkern stehen und den Leser vorwarnen: Achtung, das war jetzt leicht ironisch bzw. nicht böse gemeint.)

Es gibt Leute, die dringend davon abraten, Smileys zu benutzen. Und ja, in besagtem Bewerbungsschreiben würde ich auch darauf verzichten. Andererseits sind Smileys eine prima Möglichkeit, eMails nicht nur aufzulockern, sondern Missverständnissen vorzubeugen.

Schriftliche Kommunikation ist stark fehleranfällig, da Ihr Gegenüber Sie nicht lachen, schmunzeln usw. sehen kann. Um dem gerecht zu werden könnten Sie alles bierernst, nüchtern und sachlich schreiben und der Sprache damit ihren Reichtum und Ihrer Kommunikation die Ausdrucksmöglichkeiten nehmen. Sie könnten aber auch zu Smileys greifen. Schätzen Sie die Situation und Ihren Gesprächspartner ab – und entscheiden Sie dann selbst.

7. Zitate

eMail-Programme bieten die Möglichkeit, bei einer Antwort den Originaltext am Schluss der eMail mit zurückzuschicken. Auch diese Option spaltet die Gemüter und man wird Ihnen nicht selten davon abraten.

Ich finde diese Funktion eigentlich sehr praktisch, weil sie den Zusammenhang festhält, in dem ich etwas geschrieben habe und auf den ich eine Antwort bekomme. Gerade wenn die Originalmail schon etwas länger her ist oder ich viele eMails am Tag erhalte, wird mein Gedächtnis so entlastet und Missverständnissen einmal wieder vorgebeugt.

Wenn Sie sich rege hin und her schreiben, können Sie ja die Originaltexte in regelmäßigen Abständen „entsorgen“ – oder gleich eine neue eMail mit neuem Betreff schreiben. Ansonsten können Sie auch die wichtigsten Stellen mit Einrückungszeichen > bzw. >> usw. in Ihren Text einfügen (quoten – zitieren) und den Rest löschen.

(PS: Vorsicht vor den unterschiedlichen Zeilenumbrüchen der Programme und ihrer Nutzer. Ich habe mich zum letzten Mal über meines geärgert und werde in Zukunft Hand anlegen und vorbeugen. :-D)

8. Signatur

Bei beruflich bedingten eMails nicht nur gang und gäbe, sondern notwendig: Die Signatur. Ihre Visitenkarte, wenn Sie so wollen. Ob angestellt oder selbstständig – lassen Sie den Empfänger wissen, wie er sie erreichen kann. Bei der Auskunft mögen Sie zwar „geholfen werden“, aber ohne kommt besser.

Was Sie genau in die Signatur aufnehmen, hängt vom Rechtsstand Ihres Unternehmens und Ihren Bedürfnissen ab. Kandidaten wären etwa Name, Titel, Berufsbezeichnung, Firmenname, Telefon / Handy / Fax-Nummer, eMail-Adresse und Homepage, Dienstleistungen und ähnliches mehr.

Aber Achtung: Weniger ist oft mehr, prägnanter und bleibt länger im Gedächtnis. Anders als oft empfohlen würde ich auch keine Grußformel in die Signatur einbauen. Ja, es mag praktisch sein. Aber es kommt auch leicht unpersönlich und „mit Fließbandcharakter“ daher. Passen Sie die Grußformel lieber der Situation an und geben Sie ihr ein individuelles Gesicht. Wirkt einfach netter.

9. Schnelligkeit

Mailen geht schnell. Eine eMail ist schnell geschrieben und schnell angekommen. Es liegen nicht mehrere Tage für den Postweg dazwischen. Eine eMail will deshalb auch schnell beantwortet sein. Nicht sofort, das sicher nicht. Das kann keiner verlangen. Aber auch nicht erst nach mehreren Tagen.

Faustregel: Beantworten Sie eine eMail nach Möglichkeit binnen 24 Stunden. Und wenn Sie die Möglichkeit nicht haben (Urlaub, keine Zeit), dann weisen Sie darauf hin. Schalten Sie einen Autoresponder, der Sie durch Abwesenheitsmeldungen „vertritt“, oder schicken Sie einen Zwischenbescheid, dass es mit der Antwort noch etwas dauern wird.

Vor allem aber: Melden Sie sich.

Umfragen und Studien zufolge werden in deutschen Unternehmen täglich Millionen von eMails nicht beantwortet. Ob Kundenanfrage, Stellenbewerbung oder interne Mitarbeiterkommunikation: Viel zu viele müssen auf Antwort nicht nur (allzu)lange warten, sondern bekommen erst gar keine.

Dass das Ihrem Image nicht sonderlich förderlich ist, sollte eigentlich auf der Hand liegen. Selbst wenn Sie eine Anfrage ablehnen müssen, ist vornehme Zurückhaltung nicht höflich, sondern verletzend. Im eMail-Verkehr präsentieren Sie sich und Ihr Unternehmen nach außen – und unzufriedene, weil ignorierte Kunden (und dazu gehört im Prinzip jeder, der mit Ihnen Kontakt hat) kommen nicht nur nicht mehr wieder, sie erzählen es weiter.

10. Anhänge

Dateianhänge sind praktisch und ein unschlagbares Argument für eine eMail. So einfach und billig bekommen Sie sonst keine Artikel, Fotos usw. versandt. Dateianhänge haben aber auch ihre Tücken. Sie sind zu groß – und legen Ihr Postfach lahm. Sie haben das falsche Format – und können nicht geöffnet werden. Sie sind virenverseucht – und ruinieren Ihren Rechner.

Deshalb: Finger weg von allem, was größer als 1 Megabyte ist, ein seltenes Dateiformat hat oder ein potentieller Hort von Viren sein kann („ausführende“ Dateien etwa, an der Endung .exe zu erkennen).

Weisen Sie auch ruhig in der eMail auf den Anhang hin und beschreiben Sie kurz, worum es geht. Dann kann der Empfänger selbst entscheiden, ob und womit er die Datei öffnen will – oder zur Not bei Ihnen nachfragen.

11. Sind Sie sicher?

Und ein letzter Tipp: Seien Sie vorsichtig mit dem, was Sie schreiben und per eMail in die Welt hinausjagen. Erstens könnten Sie es schnell bereuen und zweitens kann es peinlich werden.

eMails sind schnell geschrieben und schnell verschickt – und wenn man sich ärgert und seinen Frust ablässt, mitunter zu schnell verschickt. :-( eMails können aber auch abgefangen und mitgelesen werden – von Kollegen, Administratoren, Ehefrauen (oder –männern) und was Ihnen sonst noch so einfällt.

Deshalb: Überlegen Sie, wem Sie was schreiben. Schreiben Sie nichts, was Sie nicht auch öffentlich sagen würden. Klären Sie Konflikte lieber persönlich oder am Telefon. In der schriftlichen Kommunikation bauen sich Missverständnisse zu schnell auf und werden Hemmungen zu schnell fallengelassen. Eine leichtfertig verschickte eMail kann zu einer Brandbombe werden.

Und das hat sie nicht verdient, die eMail. Ist sie doch eine prima Möglichkeit, um zu kommunizieren, Informationen auszutauschen, Wissen aufzubauen, gemeinsam zu lernen und vernetzt zu arbeiten.

© 2006 Heike Thormann, Erstveröffentlichung November 2006

Möchten Sie meinen Beitrag weiterempfehlen? Dann sage ich mal: Danke. :-)