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Verhängnisvoll: Wenn wir beim Schreiben “ein wenig offizieller” werden, greifen wir oft unbewusst zu hölzerner Bürokratensprache. Das Ergebnis ist eine Korrespondenz, die so schnell wie möglich im Papierkorb landet. Schade um diesen wertvollen Kontakt zu Kunden und Co. Dabei geht es auch anders: Mit kreativen Geschäftsbriefen, die Ihre Leser begeistern und für Sie gewinnen.

Die wenigsten von uns mögen ihn: Den formelhaften, halbtoten, bürokratischen Schreibstil, der sich in unsere Korrespondenz einschleicht, sobald wir einen etwas offizielleren Ton anschlagen. Trotzdem scheint etwas in uns auf Autopilot gehen und zu den üblichen nichtssagenden Phrasen greifen zu wollen.

Vielleicht glauben wir, dass sich das so anhören muss. Vielleicht haben wir keine Zeit oder keine Lust, uns etwas besseres auszudenken. Oder uns fehlen das Know-how und die Praxis für den einen oder anderen kreativen Kick.

Geschäftsbriefe müssen aber nicht nach Geschäftsbrief klingen. Und lebendiger zu schreiben ist kein Luxus. Briefe, eMails und andere Schriftstücke, die zu lesen einfach Spaß macht, sind eine effektive Werbung für Sie selbst. Schreiben Sie Texte, die begeistern. Dann haben Sie Ihre Kunden schon halb für sich gewonnen.

1. Lernen Sie, Ideen zu finden

Lernen Sie, Ideen zu finden. Legen Sie sich ein paar einfache Kreativitätstechniken zu, um sich binnen Minuten Ansätze für ein Thema oder einen Kunden zu überlegen.

Nehmen wir an, Sie wollen eine Umfrage unter Ihren Kunden starten, um Ihr Angebot zu verbessern. Dann könnten Sie genau das schreiben und eventuell noch mit einer kleinen Belohnung winken.

Sie könnten aber auch zum Beispiel ein kleines Free Writing machen, das Ihnen folgende Impulse liefert: Umfrage – Mitbestimmung – Politik – Stammtischgespräche – Gemeckere im Stillen – vielleicht sogar Abstimmung mit den Füßen und Ausbleiben der Gäste – dabei wollte der Gastgeber eine schöne Party ausrichten – nun wird nichts aus der Party – das ist schade für den Gastgeber, aber auch für den Kunden.

Und den netten Vergleich mit einer Party können Sie als Aufhänger für Ihre Umfrage nutzen.

2. Schreiben Sie ungekünstelt und persönlich

Sobald unsere Texte ein wenig offizieller werden, schalten wir oft unbewusst einen Gang höher. Da darf es nicht mehr unsere alltägliche Schriftsprache sein, sondern es wimmelt von Phrasen wie “Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom”, “in Erwartung Ihrer Rechnung”, und anderen Anklängen an Amtsdeutsch und Behördensprache.

Verstecken Sie sich nicht hinter solchen Phrasen. Lassen Sie Ihren Leser merken, dass er es mit einem Menschen, nicht mit einem leblosen Automatismus zu tun hat. Schreiben Sie ungekünstelt und authentisch, werden Sie persönlich.

Wenn Sie auf einen Brief antworten, dann sagen Sie das auch. Schreiben Sie zum Beispiel: “Ich freue mich über Ihre Einladung zum nächsten Regionaltreffen von xx. Ich finde das eine schöne Gelegenheit, endlich mal wieder yy. Haben Sie vielen Dank, dass Sie dabei auch an mich gedacht haben. Wir sehen uns dann am zz. Ihnen bis dahin eine gute Woche.”

Suchen Sie die Bindung zu Ihrem Leser. Bringen Sie sich selbst ein. Versuchen Sie aber auch, sich in Ihren Leser hineinzuversetzen. Was könnte er von Ihnen erwarten? (Vielleicht eine schnelle Rückantwort und Bestätigung.) Welche Bedürfnisse könnte er haben?

3. Wählen Sie eine bildreiche Sprache

Die Party als Aufhänger für die Umfrage war ein Beispiel dafür: Schreiben Sie so, dass Ihr Leser ein klares Bild vor Augen hat. Sprechen Sie seine Sinne an.

Den Begriff “Umfrage” kann Ihr Leser zwar sachlich einordnen. Aber erst der Vergleich mit einer Party, die man gern für ihn geben würde und zu deren Gelingen man seine Meinung braucht, erzeugt in ihm ein Bild, das zum Handeln motiviert.

Je besser es Ihnen gelingt, das Vorstellungsvermögen Ihres Lesers durch Bilder und Details zu aktivieren, desto stärker ist die Bindung zwischen ihm und Ihren Briefen oder Texten.

So werden diese auch nicht mehr achselzuckend im nächsten Papierkorb landen. Im Gegenteil. Die Bilder, die Sie mit ihnen erschaffen haben, werden noch lange nachhallen.

4. Greifen Sie zu abwechslungsreichen Formulierungen

Bringen Sie Ihren Wortschatz auf Trab und bereichern Sie Ihre Geschäftsbriefe mit abwechslungsreichen Formulierungen.

Um mal bei der Umfrage zu bleiben, könnten Sie das einmal gewählte Bild einer Party, die besonders gut werden soll, den ganzen Brief hindurch beibehalten. Das wäre nicht verkehrt.

Sie könnten Ihre Kunden aber auch noch dazu einladen,

  • das Angebot aktiv mitzugestalten
  • dabei zu sein und sich einzumischen
  • Anteil zu nehmen und Teil zu werden von
  • ein Zeichen zu geben und Maßstäbe zu setzen
  • hinter die Kulissen zu schlüpfen und das Programm zu gestalten
  • auf die richtige Mischung zu achten und die passenden Zutaten zu wählen
  • oder ihre Chance zu ergreifen, den Stier bei den Hörnern zu packen, und und.

Spielen Sie ein bisschen mit der Sprache. Manche Ausdrücke werden Sie schnell wieder streichen wollen. Aber manche könnten sich auch als Volltreffer erweisen, die Ihren Leser wieder bei seinem Vorstellungsvermögen packen und zum Handeln einladen.

5. Suchen Sie nach anregenden Zusätzen

Und noch ein letzter Tipp: Suchen Sie, wo möglich, nach anregenden Zusätzen.

Wählen Sie Beispiele und Vergleiche wie die Umfrage-Party, um etwas zu veranschaulichen. Bringen Sie wörtliche Rede und Zitate, um wieder persönlicher zu werden. (Etwa: “Nebenbei, unser Abteilungsleiter lässt Ihnen sagen, dass Sie ‘Nägel mit Köppen’ machen sollen.”) Schildern Sie mit einem Augenzwinkern, wie es zu der Panne im Serverbetrieb kommen konnte. Argumentieren Sie mit einer kleinen Geschichte.

Alles, womit Sie Ihren Leser kitzeln können, Ihre Texte neugierig, bereitwillig oder sogar mit Spaß zu lesen, hilft Ihnen weiter.

Also auf zu kreativen Geschäftsbriefen. ;-)

© 2009 Heike Thormann, Erstveröffentlichung 06.04.09

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