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In vier Schritten Informationen suchen und organisieren

Ohne Plan nach Informationen zu suchen und in Bergen von Fundstücken zu ertrinken, kann nicht nur Zeit kosten. Derart um Kopf und Nerven gebracht, nimmt so mancher, der nur mal schnell etwas nachschlagen wollte, den Stift vielleicht frustriert nicht mehr auf. Eine systematische Vorgehensweise hilft Ihnen, die nötigen Informationen für Ihre Texte entspannter zu organisieren.

Was und worüber Sie auch immer schreiben, welcher Art auch immer Ihre Texte sind, Sie werden um eines meistens nicht herumkommen – dafür nötige Informationen zu organisieren.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie jetzt in Bibliotheken und Co. recherchieren müssen oder nur Ihre eigene Sammlung von Notizen und Dateien sichten wollen. Die Gefahr, sich durch ein unstrukturiertes Vorgehen zu verzetteln und kostbare Zeit zu verlieren, ist bei beiden gleich hoch.

Überlegen Sie also als erstes, was Sie überhaupt an Informationen benötigen und woher Sie sie bekommen. Stellen Sie einen kleinen Arbeitsplan auf, steuern Sie systematisch Ihre Quellen an, sichten Sie Ihre Ausbeute und ordnen Sie Ihr Material.

Derart gut vorbereitet kann es dann auch losgehen mit Ihrem Text.

Schritt 1: Machen Sie einen Plan.

Verschwenden Sie keine kostbare Zeit mit der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Gehen Sie gezielt an Ihre Informationsrecherche. Überlegen Sie, was Sie noch brauchen und woher Sie es bekommen. Machen Sie einen Plan.

a) Bedarf abklären

Fragen Sie sich als erstes, was Sie suchen und welche Informationen Sie brauchen. Und zwar, noch bevor Sie zu Maus oder Telefon gegriffen haben. Machen Sie sich klar, was Sie wissen wollen und was Sie getrost ignorieren können. Je konkreter Sie hier werden, desto gezielter können Sie vorgehen und Zeit sparen.

Beispiel: Sie wollen etwas über neue Entwicklungen im Online-Marketing schreiben. Dann macht es wenig Sinn, sich Sammelbände zum Thema „Marketing-Methoden“ vorzunehmen. Ausnahme: Sie haben nur wenige Treffer in Sachen Online-Marketing vorzuweisen. In dem Fall kann es helfen, Ihre Kriterien auszuweiten und nach einem übergeordneten Begriff zu suchen.

b) Möglichkeiten checken

Stellen Sie fest, was Sie schon alles selbst an Material da haben, wozu Sie noch Informationen einholen müssen und welche Möglichkeiten Sie dafür haben. Ist Ihr Wissen auf dem neuesten Stand? Kennen Sie sich etwa zu den Entwicklungen im Online-Marketing gut aus?

Wenn nein, wer kann Ihnen weiterhelfen? Wer weiß da eher Bescheid? Hilft Ihnen vielleicht ein Telefonat, eine eMail oder eine kurze Suche im Internet weiter? Wissen Sie, wie Sie mit externen Quellen wie Bibliotheken oder Datenbanken effizient umgehen? Lohnt es vielleicht auch, Ihre Recherche zu delegieren oder externe Dienstleister einzuschalten?

c) Plan aufstellen

Übertragen Sie Ihre Ergebnisse jetzt auf eine Aufgabenliste beziehungsweise einen Rechercheplan. Überlegen Sie, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen wollen, und halten Sie die nächsten Schritte fest. Setzen Sie sich am besten auch klare Fristen, damit Ihre Suche nicht ins Endlose ausufert. Wenn Sie sorgfältig gearbeitet haben, müssen Sie diese Liste nur noch Punkt für Punkt durchgehen und eventuell gelegentlich leicht korrigieren. Die eigentliche „Denkleistung“ ist getan. Keine Gefahr mehr, sich zu verzetteln.

Schritt 2: Nutzen Sie verschiedene Quellen.

Der Mensch ist bekanntlich ein Gewohnheitstier. Was ihm leicht von der Hand geht und womit er einmal Erfolg hatte, das behält er bei. Publikumsrenner wie Google bestätigen diese Strategie.

Dennoch ist es nützlich, auch andere Quellen heranzuziehen als seine Stamm-Suchmaschine oder -Website. Nur so vermeiden Sie einseitige Ergebnisse und Betriebsblindheit. Nutzen Sie auch die Gelegenheit und wählen Sie Ihre Quellen passend zu Ihren Bedürfnissen aus.

Dazu bieten sich zum Beispiel an:

a) Allgemein zugängliche Quellen wie Fachbücher, Zeitschriften, Branchenblätter, Verbandsschriften oder Software.

b) Interne, das heißt persönliche oder firmeninterne Quellen wie Artikelsammlungen, Mitschriften, Arbeitsmäppchen, Berichte, Protokolle, eMails und anderer Schriftverkehr.

c) Diverse Möglichkeiten des Internets wie Suchmaschinen, Verzeichnisse, Themenportale, Newsgroups, Mailinglisten, Netzwerke oder Foren.

d) Tieferer Einstieg in große Datenbestände wie (Online-) Archive, Bibliotheken oder Datenbanken.

Schritt 3: Überprüfen Sie Ihre Ausbeute.

Gehen Sie Ihre gesammelten Kopien, Dateien, Notizen, Bücher und so weiter grob durch. Halten Sie Ausschau nach Informationen, die wirklich wichtig für Ihr Thema sind. Alles andere fliegt konsequent raus.

Beispiel: Sie haben einiges an Material zu „neuen Entwicklungen im Online-Marketing“ gefunden. Aber auch so manches Basiswissen, Vergleiche mit früheren Formen, Bezüge zu anderen Marketing-Methoden, persönliche Erfahrungsberichte und Ähnliches mehr.

Wenn das jetzt nicht zu Ihren Schreibzielen gehört – vergessen Sie es oder heben Sie es allenfalls für einen späteren Einsatz auf. Ansonsten lesen Sie sich nur fest oder verzetteln sich beim Schreiben. Und beides kostet Zeit.

Achten Sie auch auf Doppelungen oder ähnliche Inhalte. Treffen Sie hier wieder eine Auswahl, verabschieden sich vom Rest und sparen Zeit.

Überprüfen Sie Ihr verbliebenes Material anschließend noch auf seine Brauchbarkeit und Glaubwürdigkeit. Wie zuverlässig sind die Quellen? Kann man ihnen Glauben schenken? Wie gut passen die Antworten zu Ihren Recherchezielen? Haben Sie genug Informationen, so dass Sie mit ihnen arbeiten können?

Wenn ja, dann begnügen Sie sich mit dem, was Sie zusammengetragen haben, und hören Sie rechtzeitig auf. Niemand erwartet von Ihnen, auf alles eine Antwort liefern zu können. Und der Grat zwischen einer gezielten Informationssuche und einer endlosen Odyssee im Datendschungel ist schmal.

Schritt 4: Ordnen Sie Ihr Material.

Haben Sie durch Aussortieren und Vergleichen eine Schneise in Ihren Wildwuchs schlagen können? Prima. Bringen Sie jetzt noch etwas Ordnung in Ihr Material und Sie können mit dem Schreiben anfangen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie auch wirklich alles griffbereit haben, was Sie für Ihre Arbeit brauchen. Das Zitat aus Buch A, das leider Ihr Kollege mitgenommen hat, oder die Kopie eines interessanten Artikels B, der vergessen in einem Ordner schläft, sind typische Stolpersteine, über die man sich hinterher ärgert.

Ordnen Sie dann Ihre Unterlagen und bündeln Sie, was zusammengehört.

Sie könnten dabei zum Beispiel eher schematisch vorgehen und nach unterschiedlichen Quellen ordnen (Webseiten, Studien, mündliche Berichte und so weiter). Oder nach der Art Ihrer Informationen ordnen (Texte, Diagramme, Mitschriften). Oder auch ins Inhaltliche einsteigen und Ihren Text durch thematische, chronologische oder andere Kriterien vorbereiten.

Welches System Sie auch wählen, es wird Ihnen helfen,

  • nicht durch die schiere Menge an Informationen entmutigt zu werden,
  • alles optisch gut zu erfassen und den Überblick zu behalten und
  • mit einem klaren Kopf an die weitere Bearbeitung zu gehen.

Alle nötigen Informationen organisiert und in den Startlöchern?

Dann kann es ja losgehen – mit der Arbeit an Ihrem Text.

Dieser Artikel wurde zuerst veröffentlicht im Dr. Web Magazin, April 2008. © 2008 Heike Thormann

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