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Sieben Tipps für ein kreatives Zeitmanagement

Aufgabenberge warten, Anforderungen wollen bewältigt werden und Zeit ist knapp. Zeitmanagement kann dann die Antwort sein. Aber viele kreative, impulsive Menschen haben mit dessen festen Strukturen ihre liebe Müh‘ und Not. Zeit deshalb für ein bisschen kreatives Zeitmanagement. Schließlich gilt es nicht nur, seinen Aufgaben Paroli zu bieten. Auch Ihre Kreativität wird Ihnen so gewonnen Freiraum danken.

Kreativität und Zeitmanagement scheinen nicht zusammen zu gehen. Bei Kreativen herrscht das Chaos und Zeitmanagementler sind komplett durchorganisiert.

Und in der Tat steckt bei allen Klischees in dieser Aussage ein Funken Wahrheit: Kreative, das heißt assoziativ, in Bildern denkende, impulsive Menschen tun sich mit den klassischen Zeitmanagement-Methoden oft schwer. Mit den allgegenwärtigen Listen und Tabellen kann so mancher genauso wenig anfangen wie mit einem minutiös durchgeplanten Tagesablauf.

Dennoch gibt es keinen Grund, sich jetzt für unfähig zu halten oder auf Zeitmanagement zu verzichten. Es sieht nur ein bisschen anders aus.

Versuchen Sie nicht, etwas aus sich zu machen, was Sie nicht sind, sich etwa in einen akkuraten Planer zu verwandeln, wenn Sie diese Pläne doch wieder über den Haufen werfen. Nutzen Sie lieber Ihre Kreativität und suchen Sie, wann immer möglich, nach eigenen Lösungen.

Tipp 1: Analysieren Sie Ihren Umgang mit der Zeit.

Zeit ist keine konstante Größe, sondern subjektive Empfindung. Jeder von uns nimmt seine Zeit anders wahr, beurteilt sie anders. Für den einen mag es einer mittleren Katastrophe gleichkommen, mehr als eine Stunde am Tag für seine Post zu brauchen. Für den anderen ist es vielleicht eine sinnvoll investierte Zeit in zwischenmenschliche Kommunikation.

Deshalb lassen sich beim Zeitmanagement auch nicht alle über einen Kamm scheren. Sich verrückt zu machen, weil Kollege X seine Post schneller erledigt bekommt als Sie, kann nicht die Antwort sein.

Beobachten Sie sich stattdessen selbst und analysieren Sie Ihren Umgang mit der Zeit. Nur dort, wo Sie selbst unzufrieden oder – zum Beispiel beruflich – gebunden sind, sollten Sie Ihr Zeitmanagement unter die Lupe nehmen und handeln. Nicht im Wettstreit mit anderen oder weil das gerade Mode ist.

Suchen Sie dann auch nicht nur bei sich selbst nach Zeitfressern oder Optimierungsmöglichkeiten. Suchen Sie bewusst nach Menschen, die anders mit ihrer Zeit umgehen als Sie. Lernen Sie aus den Unterschieden und übertragen Sie sie kreativ auf Ihr eigenes Zeitmanagement. Passen Sie die neuen Impulse an Ihre eigenen Vorlieben und Bedürfnisse an.

Tipp 2: Konkretisieren und verankern Sie Ihre Ziele.

Zeit und Ziele hängen eng zusammen. Mit klaren Zielen können Sie Ihre Aufgaben besser beurteilen, Wichtiges von Unwichtigem trennen, unnötigen Ballast abwerfen und so Zeit sparen. Je konkreter also Ihre Ziele, desto besser Ihr Zeitmanagement.

Spannen Sie doch in diesem Sinne Ihr Vorstellungsvermögen ein und betrachten Sie Ihre Aufgaben und Ziele aus einer anderen Perspektive.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, wie ein Adler über Ihren Zielen zu schweben. Mal näher dran, mal weiter weg. Sie können so den Fokus verändern – einmal schärfer ins Detail gehen, einmal einen weiträumigen Überblick ansteuern. Oder stellen Sie sich vor, Sie würden Ihre Ziele rückblickend mit einem Abstand von zehn Jahren betrachten. Haben sie Ihnen bei Ihren Wünschen weiterhelfen können? Passen sie zu Ihnen und Ihrem Lebensmuster? Und so weiter, und so fort.

Gehen Sie anschließend noch einen Schritt weiter und verankern Sie Ihre Ziele in Ihrem Unterbewusstsein. Sie können sie dazu zum Beispiel kurz vor dem Schlafengehen mehrmals wiederholen und so im Schlaf unterbewusst verarbeiten. Oder versuchen Sie, Ihren Zielen eine visuelle Form zu geben. Bilder können wir besser im Gedächtnis behalten und als Leuchtmarke nutzen, denn abstrakte Formulierungen.

Wenn Sie etwa einen 100-Meter-Lauf gewinnen wollen, dann formen Sie ein Bild, wie Sie mit hochgereckten Armen als Erster das Zielband durchtrennen. Brennen Sie dieses Bild immer wieder in Ihr Unterbewusstsein ein. Solange, bis Sie es mühelos jederzeit vor Ihrem geistigen Auge sehen – und Ihre Aufgaben, Ihr Zeitkonto danach einschätzen können.

Tipp 3: Visualisieren Sie Ihre Aufgaben.

Formen Sie nicht nur Ihre Ziele zu Bildern, sondern auch Ihre Aufgaben. Der Effekt ist der gleiche. Verschiedene Hilfsmittel können Ihnen da Schützenhilfe leisten:

Aufgaben mit Mind Map erfassen

Halten Sie gerade auch komplexere Aufgaben in einer fest. So können Sie Aufgaben nicht nur sinnvoll strukturieren und gliedern, indem Sie Teilaufgaben als Abzweigungen von der eigentlichen Aufgabe im Mittelpunkt der Map zeichnerisch erfassen. Vor allem können Sie sich dieses Mind Map auch plastisch, als Ganzes vor Augen führen. Sie können gleichzeitig Zusammenhänge im Blick behalten und einzelne Aufgaben anvisieren.

Mit Post-It’s Todo-Listen erstellen

Nutzen Sie Post-Its, um Ihren Todo-Listen Leben zu verleihen. Schreiben Sie jede Teilaufgabe auf ein Post-It und kleben Sie diese sichtbar zum Beispiel auf eine Pinnwand oder ein großes Blatt Papier.

So erfassen Sie erstens auch hier wieder alles auf einen Blick. Zweitens können Sie die kleinen Zettel aber auch flexibel hin und her schieben, Ihre Aufgaben immer wieder neu strukturieren und anpassen. Ein weniger gelenktes Verfahren als Tabellen oder Listen, die Ihr Denken schon vom Ansatz her in ein starres Muster zwängen.

Nicht zu vergessen: Sie können Ihre Aufgaben ganz wortwörtlich wegwerfen, sobald Sie sie erledigt haben. Wenn es Ihnen so geht wie mir, dann macht Ihnen dieser haptische Vorgang, also das sinn-hafte Zusammenknüllen der Zettel besonders viel Spaß. 😉

Beschriften Sie mit Symbolen

Noch eine Variante, um der Listenform zu entkommen und ein bisschen „kreatives Chaos“ zuzulassen: Schreiben Sie Ihre Aufgaben ungeordnet auf ein Blatt Papier und nummerieren Sie sie dann durch. Oder greifen Sie zu bunten Farben und beschriften mit Symbolen, um die Reihenfolge und Priorität der Aufgaben sichtbar zu machen. Auch das regt Ihr visuelles Denken und Ihre Kreativität an, ohne an Wirkung zu verlieren.

Tipp 4: Planen Sie Ihre Aufgaben großzügig, mit Raum für freie Phasen.

Eine zu straffe Aufgabenplanung kann einem das Gefühl geben, eingesperrt zu sein, keinen Freiraum mehr zu haben. Alles ist verplant – wo soll da noch der Spaß an der Abwechslung, an überraschenden Momenten herkommen, die der kreative Geist so liebt?

Arbeiten Sie deshalb eher mit Zeitleisten als mit festen Terminen. Zwingen Sie sich nicht dazu, Punkt 9 Uhr morgens die Post zu machen, nur weil das so in Ihrem Aufgabenplan steht. Halten Sie lieber grobe Zeitfenster wie etwa „vormittags – Post“ fest. Dann sind Sie flexibel genug, um jeden Tag ein wenig anders zu gestalten und doch die Aufgabe angemessen erledigt zu bekommen.

Nach dem gleichen Schema können Sie auch bei größeren Aufgaben und Zielen verfahren.

Ich halte es beispielsweise so, dass ich meine Projekte zwar in einer logischen Reihenfolge festhalte. Zu welchem Zeitpunkt ich sie jetzt aber genau angehe, lasse ich offen. Wann immer ich einen freien Moment habe, ist der nächste Schritt dran.

Wenn Sie auf diese Weise nur die Ziele formulieren beziehungsweise bestenfalls langfristig mit Monats- und Jahreszielen planen, vergrößern Sie Ihren Spielraum und haben Platz genug für das eine oder andere spontane Element.

Verplanen Sie auch nicht Ihre ganze Zeit, sondern bauen Sie bewusst freie Phasen ein. In diesen Stunden können Sie dann zum Beispiel an einer „kreativen Liebhabertätigkeit“ werkeln, bei der Ihnen jeder Zeitmanagement-Experte empfehlen würde, sie in den – übertragenen – Papierkorb zu werfen.

Produktivität bemisst sich nicht nach Aktivität. Wichtig ist nur, dass Ihr Kopf frei ist und Ihre Kreativität angeregt wird. Dann kommen Geistesblitze und produktive Ergebnisse von ganz allein.

Extra-Tipp 1: Nutzen Sie so gewonnenen Freiraum, um gelegentlich eine Idee sofort umzusetzen, sobald sie bei Ihnen auftaucht. Neue Ideen bringen in der Regel ein erhebliches Energiepotenzial und Begeisterung mit sich. Sie dann erst auf die lange Bank zu schieben, würde einiges davon verpuffen lassen.

Aber Achtung: Machen Sie das am besten nur bei Ideen, deren Auswirkungen Sie überblicken können. Das heißt, bei Ideen, deren Konsequenzen nicht allzu riskant sind und deshalb geprüft werden müssten.

Extra-Tipp 2: Wenden Sie Ihre Kreativität an und versuchen Sie, Ihre Tätigkeiten möglichst sinnvoll zu kombinieren. So vermeiden Sie nicht nur Leerlauf oder „Reibungsverlust“, wenn Sie gänzlich verschiedene Aufgaben einander folgen lassen. Mitunter können Sie dadurch auch zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und mehr aus Ihren Aufgaben herausholen.

Tipp 5: Gönnen Sie sich ziellose, entspannte Momente.

Planen Sie nicht nur freie Phasen ein. Gönnen Sie sich auch während Ihrer eigentlichen Arbeitszeit Momente, in denen Sie ziellos Ihren Gedanken nachhängen oder sich mit einem kleinen Spiel amüsieren. Schließen Sie die Augen und träumen vor sich hin, jagen Sie Moorhühner oder was auch immer.

Beides hilft Ihnen, sich zu entspannen und Stress abzubauen. Mit dem Ergebnis: Wer stressfrei arbeiten kann, kann auch konzentriert arbeiten, zu Höchstform auflaufen und Zeit sparen. Und wer sich abschweifende Momente erlaubt, kann sein Unterbewusstsein zu Wort kommen lassen und von dessen höherem Verarbeitungspotenzial profitieren.

Denn Aufgaben, über denen Sie bewusst noch brüten, kann Ihr Unterbewusstsein schon längst auseinander genommen und gelöst haben. Nur, dass Sie davon – in ein Problem verbissen – nicht viel mitbekommen hätten.

Tipp 6: Experimentieren Sie.

Wenn Sie mit klassischen Zeitmanagement-Tipps nicht zurecht kommen, dann tun Sie das, was viele Kreative gern tun: Probieren Sie einfach was aus. Experimentieren Sie. Gehen Sie spielerisch an die Sache heran und nicht unter dem Diktat der Disziplin.

Ein Beispiel: Sie kommen aus unerfindlichen Gründen nicht mit einer Wiedervorlagemappe zurecht. Das gute Stück ruht in Ihrem Rollcontainer, und die Papiere, die es aufnehmen sollte, türmen sich auf Ihrem Schreibtisch. Aber Sie sind auch ein ausgemachter Weinliebhaber.

Wie wäre es dann damit: Legen Sie sich ein kleines Flaschenregal zu, beschriften Sie es sinnig (alphabetisch, numerisch, „noch zu erledigen“ und anderes mehr), rollen Sie Ihre Papiere zusammen und füllen Sie Ihr neues Aufgabenregal damit. Von nun an wird Ihnen jeder Griff nach Ihren Aufgaben ein stilles Vergnügen bereiten. :-)

Suchen Sie nach neuen Ideen und vertrauen Sie Ihren Instinkten. Das ist es doch, was Sie können. Also nutzen Sie es.

Tipp 7: Halten Sie Balance.

Versuchen Sie, das für Sie rechte Maß zu finden. Verwenden Sie Systematik und eine straffe zeitliche Führung dort, wo sie segensreich wirken kann. Lassen Sie Ihrem Hang zu spontanen Reaktionen und einem leichten Chaos die Zügel da schießen, wo sie kein Unheil anrichten können.

Denn es sind die Extreme, die unserer Kreativität am meisten schaden: Wenn wir uns sklavisch an Muster halten, die nicht die unseren sind, genauso, wie wenn wir in unserem eigenen Durcheinander ertrinken.

Diese Vorgehensweise ist zweifellos nicht die einfachste. Aber eine optimale Arbeitstechnik ist immer die, mit der Sie sowohl Ihre Anforderungen bewältigen wie auch flexibel auf Veränderungen reagieren können.

Nehmen Sie sich das Beste aus beiden Welten. Ihre Kreativität wird es Ihnen danken.

© 2007 Heike Thormann, Erstveröffentlichung

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