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Wie Autoren, Schriftsteller oder Kreative an ein papierloses Büro gelangen

Viele träumen den Traum vom papierlosen Büro. Ganze Unternehmen ertrinken in Papierbergen und würden am liebsten alles elektronisch erledigen lassen. Logisch, dass es Menschen wie Autoren, die notorisch mit Papier spielen, nicht anders geht. Nun, ein Büro ohne jedes Papier kann ich Ihnen nicht geben. Doch ich kann Ihnen zumindest zeigen, wie Sie Papierstapel und Zettel-Chaos vermeiden.

Nun, um ehrlich zu sein: Ganz so papierlos wird Ihr papierloses Büro nicht werden. Das ist trotz moderner EDV auch heute noch nicht möglich. Doch es gibt keinen Grund, warum Sie zwischen Papierbergen ersticken sollten. Selbst als Autor mit einer Neigung zu Handgeschriebenem nicht. 😉

Nachdem ich im Frühsommer einer Freundin beim Entrümpeln geholfen hatte und sie nach eigenem Bekunden wieder Licht im Chaos sieht, wende ich mich gleich der nächsten Entrümpelungs-Stelle zu: Dem Papierchaos. 😉

Lesen und besitzen

Autoren schreiben nicht nur, sie lesen in der Regel auch viel. Ihre Lektüre bietet ihnen Anregung, Abwechslung oder neues Futter für ihre Texte. Doch das produziert nicht nur Papier, es kostet auch noch Zeit.

Hinterfragen Sie deshalb Ihren Informationskonsum. Müssen Sie wirklich „alles“ lesen, wissen oder sammeln? Oder können Sie gezielt vorgehen und punktuell lesen? (Wenn es zum Beispiel Fachlektüre ist.) Und müssen Sie alles selbst kaufen und besitzen? (Manchmal macht auch Ausleihen Sinn, gerade bei Belletristik.) Wollen Sie zudem alles behalten? (Vieles wird man kein zweites Mal lesen. Überlegen Sie, ob Sie solche Bücher pp. verkaufen oder verschenken wollen.)

Recherchieren und ausdrucken

Die wenigsten Autoren schreiben ihre Texte oder gar Bücher frei von der Leber weg. Meistens gehört ein wenig gedankliche Vorarbeit dazu. (Dazu kommen wir gleich.) Oder sie führen Interviews und studieren Schauplätze. Und viele führt ihr erster Weg auch für die Recherche in Bibliotheken oder ins Internet.

Gehen Sie zum einen planvoll vor. Je genauer Sie wissen, wonach Sie eigentlich recherchieren wollen, desto weniger Papier werden Sie in die Hand nehmen oder das Internet danach durchforsten müssen. Ein sorgfältig erstelltes Konzept kann hier Gold wert sein.

Und drucken Sie nicht alles aus. Ich habe es zu Hoch-Zeiten der Copy Shops noch gesehen, dass Akademiker ganze Bücherberge kopiert und gedruckt haben. Es hat vielleicht etwas Archaisches nach dem Motto „was ich hab’, das hab’ ich“. 😉 Doch wenn Sie in Wirklichkeit nur wenige Stellen aus einem Buch brauchen, ist das vergebliche Liebesmüh’.

Auswerten und übertragen

Erheblich praktischer – wenn auch zu Beginn zeitaufwändiger – wäre es, wenn Sie Ihre Quellen grob bearbeiten, statt sie zu kopieren. Erstens vermeiden Sie damit wieder Papier, wenn Sie beispielsweise nur die Textstellen kopieren, die Sie brauchen. Und zweitens sparen Sie später Zeit, wenn Sie sich nicht durch die Papierberge wühlen müssen, sondern es nur mit den Auszügen zu tun haben, die für Sie interessant sind.

Extra-Tipp: Ich kopiere Textstellen in der Regel gar nicht, sondern übertrage sie gleich in eine Datei. Sie können sie dazu zum Beispiel abtippen, einscannen oder spezielle Lese-Stifte benutzen. Noch ein Vorteil: Diese Fragmente verschiebe ich durch Ausschneiden und Einfügen in der Datei, ergänze und feile noch ein wenig – und fertig ist der Artikel.

Sammeln und verwahren

Überlegen Sie, ob Sie alles aufheben müssen, was Sie gelesen und bearbeitet haben. Die meisten Auszüge, Kopien, Mitschriften und so fort landen bei mir sofort in der Rundablage, sobald ich sie verwertet habe. Ich hebe nur die Dinge auf, die benötigtes Fachwissen praktisch zusammenfassen oder was Liebhaber-Wert hat. Alles andere kommt weg.

Und denken Sie sich eine sinnvolle, möglichst einfache Ablage für diese Überbleibsel aus. (Alles irgendwo zu stapeln ist nicht sinnvoll und beschert Ihrem Büro das erwähnte Chaos. ;-)) In der Regel reichen schon zwei, drei Regale, ein paar Aktenordner oder Mäppchen und natürlich der kleine Helfer Computer. Ich tippe mal, dass ich – von Büchern abgesehen – mindestens 95% meines Materials in elektronischer Form vorliegen habe.

(Nebenbei: Das erleichtert auch wieder das Ausschneiden und Verschieben. Sie wissen schon, die magische Art, auf die Artikel Gestalt annehmen. ;-))

Aufzeichnen und festhalten

Autoren und Schriftsteller sind ständig auf der Suche nach Ideen für ihre Texte. Ich empfehle dazu zum Beispiel ein Schreibjournal oder andere Ideenspeicher.

Diese können aus Papier sein, müssen aber nicht. Etliche ziehen auch Diktiergeräte pp. vor oder hacken – genau – wie ich alles gleich wieder in den Rechner. Doch selbst wenn Sie die papierne Form vorziehen, können Sie der Papierflut vorbeugen, indem Sie beispielsweise loses Papier meiden und zu Kladde und Co. greifen.

Das kann man schön ordentlich aufheben, einzelne Seiten rausreißen und wegwerfen oder irgendwann die ganze Kladde entsorgen.

Das gilt übrigens auch für andere Aufzeichnungen.

So habe ich etwa einem Freund einen Taschenkalender für seine Termine geschenkt. Eine Freundin liebt heiß und innig ihre Pinn-Wand. Und ich selbst pflege meinen langen Küchenkalender. Egal was, Hauptsache, Sie ertrinken nicht in Zetteln, Schnippseln und Notizen. Computer und EDV gehen natürlich auch, logisch. Doch da bin ich altmodisch. 😉

Arbeiten und überarbeiten

Viele Kreative lieben Handschriftliches oder bunte Farben und Formen. Sie brauchen das Haptische, etwas, was man berühren und mit allen Sinnen wahrnehmen kann. Sie können sich oft nicht recht mit nüchternen Listen oder Dateien anfreunden.

Wenn es Ihnen auch so gehen sollte, achten Sie zumindest auf die Punkte richtig Aufheben, Einsparen, Vermeiden und Wegwerfen.

Ich selbst habe mir einen Mittelweg zugelegt: Für Texte oder Konzepte, die ich genauer durchdenken will, greife ich nach wie vor zum Papier. Ich kann damit an einen stillen Ort wandern und habe etwas, auf dem ich nach Herzenslust herumkritzeln und malen kann. Die Ideen fließen so besonders ungebremst.

Nebenbei: Für meine Kritzeleien schnappe ich mir in der Regel die Rückseiten irgendwelcher alten Papiere, Fehldrucke und so weiter. Die sind sowieso schon in der Rundablage, und dorthin kommen sie – nach meinem Brainstorming – auch wieder zurück.

In einem zweiten Schritt übertrage ich dann alles in den Rechner und weg mit dem Papier. Jetzt wird ausformuliert, gebastelt und gefeilt. Dafür muss ich mich nicht so konzentrieren wie bei einem Konzept, also ist die Arbeit am Schreibtisch ideal.

Und noch mal nebenbei: Sie werden oft den Tipp finden, sich Ihre Artikel für die Überarbeitung auszudrucken. Unter anderem bei mir. 😉 Doch machen Sie das bitte nur bei sehr kurzen und / oder sehr wichtigen Texten. Alles andere wäre unnötige Papierflut. Es gibt genug andere Möglichkeiten, Abstand vom Text zu gewinnen, um sie überarbeiten zu können.

Oder zusammengefasst: Ganz papierlos wird Ihr Büro wohl nicht werden. Davor hatte ich Sie bereits zu Beginn gewarnt. Nicht zuletzt, weil manche Unterlagen einfach aufbewahrt werden müssen, es nicht ökonomisch ist, alles einzuscannen, langes Lesen am Bildschirm die Augen ermüdet und so fort.

Doch mit ein wenig Aufmerksamkeit ist der Weg zumindest nicht weit zu einem papierarmen Büro. Und Papier kann da bleiben, wo es Sinn macht: Genüßlich zwischen zwei Buchdeckeln, nicht aufgetürmt zu bedrohlichen Papierbergen.

© 2010 Heike Thormann, Erstveröffentlichung 07.10.2010

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