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Im Internet wird vor allem eines: Es wird geschrieben. Ob virtuelles Team, eMail, Blog, Netzwerk oder Online-Workshop: Die Kommunikation läuft in der Regel schriftlich ab. Doch die Schriftkommunikation hat ihre Tücken. Hier gelten andere Gesetze als beim Plausch mit der Nachbarin. Deshalb habe ich 5 Tipps für Sie gesammelt, wie Sie virtuelle Patzer meiden und mit Fingerspitzengefühl schreiben.

Immer mehr Menschen sind heute im Internet unterwegs. Manche, vor allem Jüngere und Technikbegeisterte, verbringen einen großen Teil ihrer Zeit in den dortigen Netzwerken oder Foren, betreiben Blogs, sehen sich Videos an und so weiter. Andere, die Älteren und stärker „Bibliophilen“, beschränken sich darauf, ein wenig zu lesen, zu shoppen und eMails zu schreiben.

Doch egal, was sie tun: Das Internet ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Online wird gearbeitet, gelernt, kommuniziert. Und online wird geschrieben. Denn ein großer Teil dieser virtuellen Kommunikation läuft immer noch per Tastatur und mit Wort und Sprache ab.

Im Internet wird geschrieben

Diese Schriftkommunikation hat ihre Vorteile. Ich sehe es bei den Teilnehmern meiner eigenen Online-Kurse. Die Mischung aus Anonymität (ich kann sie nicht sehen) und relativer Nähe (doch ich teile ihre Gedanken) hilft ihnen, sich schneller zu öffnen, als bei den meisten persönlichen Kontakten. Man ist, obwohl oft weit weg, verrückterweise dichter dran am Menschen.

Die Schriftkommunikation hat aber auch ihre Nachteile. Es hängt viel, fast alles davon ab, wie man mit seinen Worten und Texten rüberkommt. Gestik, Mimik, der persönliche Kontakt fehlen. Unsere Schreibe muss unsere Stimme sein. Sie muss den Brückenschlag über die Entfernung schaffen.

Viele Menschen haben aber Schwierigkeiten mit der schriftlichen Kommunikation. Ich stoße beispielsweise oft auf Menschen, die persönlich oder am Telefon freundlich, aufgeräumt und umgänglich wirken. Ihre eMails oder Texte wirken dagegen unterkühlt, autoritär, belehrend, herablassend, manchmal sogar verletzend. In anderen Fällen kommt es immer wieder zu Missverständnissen, die sogar in Streits enden können.

Nun will ich mich nicht als Experten für virtuelle Kommunikation bezeichnen. Doch ich verdiene seit Jahren darüber mein Geld, und meistens läuft es glücklicherweise ohne Zwischenfälle ab. 😉

Deshalb habe ich mir mal ein wenig über die Schulter geschaut und ein paar Tipps gesammelt, wie Sie virtuell kommunizieren und mit Fingerspitzengefühl schreiben. 😉

1. Schreiben Sie „weich“

Gleich zu Beginn eine Warnung vorweg: Die schriftliche Kommunikation wirkt härter als die normale. Wie gesagt, die begleitende Gestik und Mimik fehlt. Ihr Text muss die Wärme in der Stimme genauso ausdrücken wie den Schalk in den Augen. Sonst wirkt er wie ein Kübel eiskalten Wassers.

Seien Sie auch vorsichtig mit Ironie und mit Ihrer Wortwahl. Rutschen Sie nicht versehentlich ins Beleidigende ab. Real wäre das noch mit einem Schulterklaps wegzustecken. Schwarz auf weiß wirkt es wie ein Faustschlag in den Magen.

Nehmen Sie sich, je nach Anliegen und Ansprechpartner, auch ruhig etwas zurück. Schreiben Sie vorsichtig. Greifen Sie zu Verkleinerungen, Konjunktiv, könnte, vielleicht, bitte und danke. Auch das wirkt nicht so hart wie eine nüchterne Aussage oder Anweisung.

Wenn Ihnen Kommunikationstrainer sagen, dass Sie damit wie ein „nicht durchsetzungsfähiges Mäuschen“ klingen oder Ähnliches, halten Sie ihnen entgegen, dass in der Schriftkommunikation und der virtuellen Welt andere Regeln gelten. 😉

Wenn Sie können und nicht gerade „hoch-seriös“ daherkommen müssen, verwenden Sie auch gern Emoticons oder Smileys. (Das da 😉 war ein Smiley. Er steht für ein Augenzwinkern.)

Es gibt zwar Leute, die dringend davon abraten, Smileys zu benutzen. Und in einem Bewerbungsschreiben oder Ähnliches würde ich es auch nicht tun. Doch sonst helfen Smileys, Ihre eMails pp. aufzulockern, Humor anzudeuten, Ihre Gefühlsstimmung auszudrücken, Missverständnissen vorzubeugen und anderes mehr.

2. Schreiben Sie klar

Achten Sie darauf, möglichst klar und eindeutig zu kommunizieren. Was Sie von Angesicht zu Angesicht schnell klären können, kann bei einer Schriftkommunikation ungut ankommen oder zu einer Brandbombe werden.

Formulieren Sie so eindeutig wie möglich. Und sei es auf die Gefahr hin, sich zu wiederholen.

So halte ich es zum Beispiel auch in den Unterlagen meiner Kurse. Manche Teilnehmer stolpern zwar über diese Wiederholungen und könnten gut auf sie verzichten. Dennoch gibt es immer noch Teilnehmer, denen das nicht konkret genug ist. Es gibt immer noch Raum für Fehlinterpretationen.

Gehen Sie besser nie davon aus, dass der andere Sie schon verstehen wird. Dafür sind wir alle zu verschieden. Keine zwei Menschen denken gleich und verstehen deshalb auch etwas gleich.

Denken Sie auch nicht automatisch, dass Sie den anderen schon richtig verstehen. Im Zweifelsfall heißt es immer “für den Angeklagten”. 😉 Sprich, fragen Sie lieber nach oder legen Sie es positiv aus, statt falsche Schlüsse zu ziehen und es übel aufzunehmen.

Der andere kann nicht in Ihren Kopf sehen und an Ihren mentalen Bildern erkennen, was er denn wissen soll. Es ist Ihre Aufgabe, diese Bilder so in Worte zu kleiden, dass Ihr Gegenüber sie versteht. Auch wenn das bedeutet, dass Sie sich das, was Sie sagen wollen, zuerst einmal selbst in all seinen Facetten vor Augen führen müssen. Eine präzise Kommunikation geht immer auch Hand in Hand mit einem klaren Denken.

Lassen Sie bei komplizierteren Aufgaben den anderen auch diese in eigenen Worten wiederholen. Nur so können Sie sichergehen, dass man Sie wirklich verstanden hat.

3. Stellen Sie sich auf den anderen ein

Wie gesagt, wir alle sind verschieden, denken verschieden, verstehen etwas verschieden, kommunizieren verschieden. Das macht die Sache etwas vertrackt, aber auch reizvoll.

Statt sich einen einzigen Umgangston anzugewöhnen (der dann mal mehr, mal weniger gut ankommt), könnten Sie bei regelmäßigen Kommunikationspartnern versuchen, sich auf den anderen einzustellen.

Wie kommuniziert der andere? Was ist er für ein Typ? Aus welcher „Ecke“ kommt er?

Antwortet er zum Beispiel gern kurz und knapp? Braucht er Ermutigung? Verträgt er schlecht Kritik? Können Sie mit ihm fachsimpeln oder mal einen Flachs machen?

Bei etlichen wird sich das unbewusst einspielen. Aber es kann nicht schaden, darauf zu achten. Gerade wenn es zu Problemen kommt oder Sie regelmäßig zusammenarbeiten wie etwa in einem virtuellen Team.

4. Bauen Sie Vertrauen auf

Kommunikation ist immer auch Kontakt. Ideal wäre es, wenn Sie es schaffen, möglichst schnell einen Draht zum Gegenüber aufzubauen.

Betreiben Sie dazu den guten alten Small-Talk. Zeigen Sie Interesse am anderen. Bleiben Sie nicht auf der Fakten-Ebene stehen. Das Geplänkel im Büro, der Schnack mit der Nachbarin, all das, was in der realen Welt selbstverständlich ist und ein Band zwischen den Menschen schafft, fehlt hier. Binden Sie es in Ihre eMails und anderen Texte ein. Stellen Sie bewusst einen Kontakt zum anderen her.

Zeigen Sie sich auch selbst als Mensch. Dabei ist es egal, ob Sie sich „nur“ mit jemandem e-Mailen oder im erwähnten virtuellen Team arbeiten. Denken Sie daran: Der andere kann Sie nicht sehen. Also versuchen Sie, ihm ein Bild von sich zu zeigen.

Aber bitte: Bleiben Sie authentisch, pflegen Sie Ihre eigene Stimme und lassen Sie Supermann zuhause. 😉 Wenn das, was Sie schreiben, nicht zu Ihrem Wesen passt, wird es sich wie ein Missklang in Ihre Sprache einschleichen. Na, und Supermann sind wir selbst nicht. Also ist es beruhigend, wenn der andere das auch nicht ist. 😉

5. Seien Sie vorsichtig bei Kritik

Die meisten Menschen kommen eigentlich gut mit Kritik klar, vorausgesetzt, man achtet auf den richtigen Ton.

Jeder von uns hat allerdings auch neuralgische Punkte, bei denen er empfindlicher reagiert. Und natürlich ist die „harte“ Schriftsprache wieder schwerer zu ertragen als der Schulterklaps oder der Hinweis mit einem Lächeln.

Ergreifen Sie deshalb die eine oder andere „Vorsichtsmaßnahme“, wenn Sie Kritik üben. 😉

  • Erwähnen Sie immer auch positive Punkte. Sie mildern ab und helfen, die Kritik leichter zu ertragen.
  • Humor und Smileys können die Schärfe aus der Kritik nehmen.
  • Betonen Sie, dass es sich nur um Ihre Meinung handelt, und dass Sie diese als weitere Perspektive anbieten. Selbst in einem Mitarbeiter-Chef-Verhältnis werden die meisten Menschen diese Perspektive annehmen und überdenken. Sie müssen nur selten auf Ihre Autorität pochen.
  • Zeigen Sie, dass Sie im selben Boot sitzen. So wie ich zum Beispiel meinen Teilnehmern immer wieder sage, dass wir alle lernen und üben müssen. Unser Leben lang. Ich bin so wenig perfekt wie sie selbst.
  • Fragen Sie regelmäßig nach, ob der andere Sie verstanden hat. Fragen Sie, ob er das auch sehen kann oder ob er weiß, was Sie meinen. Fragen stellen eine Bindung her. Ihre Kritik ist kein Hammerschlag von oben, sondern wird so zu einem Dialog.

Extra-Tipp Reaktionszeit: Ach ja, und noch etwas: Melden Sie sich. Das Internet ist ein schnelles Medium. Jeder weiß, dass die Post nicht eine Woche braucht, bis sie mit Ihrer eMail bei Ihnen eingetroffen ist. 😉 Lassen Sie den anderen nicht warten und grübeln, warum Sie ihm jetzt nicht schreiben.

Eine Reaktionszeit von 1 bis 2 Werktagen ist normal. Sollte es länger dauern, geben Sie kurz Bescheid. Ganz schlecht kommt die Praxis vieler Unternehmen, eMails überhaupt nicht zu beantworten. Stellen Sie lieber sicher, dass diese im Stress des Alltags nicht untergehen.

Ihre Art zu kommunizieren, macht auch immer Werbung für Sie selbst. Egal, ob im „realen Leben“ oder eben online, im Internet, in der virtuellen Welt.

Schreiben Sie mit Fingerspitzengefühl. Das macht es leichter. 😉

© 2010 Heike Thormann, Erstveröffentlichung 09.07.10

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