Es ist ärgerlich, wenn man sich eine Information angeeignet hat und sie nicht mehr wiederfindet. Und es ist ärgerlich, wenn man sich durch einen Wust von Daten quälen muss – und nur unwichtige Sachen findet. Abhilfe schafft eine sinnvolle Ordnungs- und Speicherstruktur. Damit Sie Ihr Wissen nicht nur wiederfinden, sondern vor allem nutzen können.

Mit Blöcken kann man bauen – Mauern, aber auch Wissen. Je strukturierter und blockartig zusammengefasster Informationen und Fakten sind, desto besser kann man sie aufnehmen und behalten. Das gilt nicht nur für Telefonnummern, die man sich etwa in der Form 08 56 43 besser merken kann denn als 085643. Das gilt für jede Art von Informationsaufnahme.

Mit Blöcken kann man aber nicht nur bauen, mit Blöcken kann man auch speichern. Es ist ärgerlich, wenn man sich eine Information angeeignet hat und sie nicht mehr wiederfindet. Und es ist ärgerlich, wenn man sich durch einen Wust von Daten quälen muss – und nur unwichtige Sachen findet.

Abhilfe schafft eine sinnvolle Ordnungs- und Speicherstruktur. Damit Sie Ihr Wissen nicht nur wiederfinden, sondern es vor allem nutzen können.

Wonach ordne ich?

Welche „Blöcke“ sind nun sinnvoll? Nach welchen Kriterien können Sie ordnen? Ich würde sagen, das hängt davon ab.

Oder genauer: Das hängt von der Art, dem Inhalt und dem Zusammenhang Ihrer Daten ab.

Wollen Sie etwa Zeitungsartikel zu verschiedenen Themen sammeln? Wollen Sie sie chronologisch sammeln? Wollen Sie die Artikel verschiedener Zeitschriften sammeln? Oder wollen Sie mehrere Kriterien kombinieren? Warum wollen Sie sie eigentlich sammeln und was wollen Sie damit erreichen?

Je nachdem, welchen Zweck Sie mit Ihrem Ordnungssystem verfolgen und welche Vorgehensweise Sie wählen, fokussieren Sie Ihre Aufmerksamkeit und selektieren die entsprechenden Informationen.

So könnten Sie – um beim Beispiel zu bleiben – Ihre Zeitungsartikel nach

• Kategorien (verschiedene Themen)
• chronologisch (einzelne Jahrgänge)
• lokal (unterschiedliche Erscheinungsorte)
• alphabetisch (Themen von A – Z sortiert)
• oder numerisch (Seitenumfang) ordnen.

Sie könnten auch etwa Ihre Kundendaten alphabetisch, lokal, nach gekauftem Produkt, nach erfolgter Kontaktart und dergleichen mehr ordnen.

Oder Sie könnten Ihre Ablage nicht nur nach Themen und Projekten sortieren, sondern auch nach Kriterien wie erledigt und noch zu erledigen, sofort oder nächste Woche erledigen, beantworten oder nachfassen.

Wie ordne ich?

Was sich davon jetzt im Einzelnen oder auch kombiniert anbietet, hängt von Ihren Bedürfnissen ab – die Sie sich möglichst frühzeitig klarmachen sollten. Sie ersparen sich damit nicht nur eine Menge Verdruss und Umsortiererei. Sie können auch von Anfang an gezielt sammeln und damit – richtig – Informationen besser aufnehmen und behalten.

Machen Sie dazu am besten einen Plan. Überlegen Sie, welche Ordnungskriterien für Sie interessant sind, sortieren Sie entsprechend Ihr Material – und trennen Sie sich vom Rest.

Gehen Sie dabei konsequent vor und beschränken Sie sich auf das, was für Sie wirklich wichtig ist. Sammeln Sie auch nur das, was Sie in Zukunft wahrscheinlich noch einmal brauchen werden bzw. was Sie sich nicht jederzeit wieder besorgen können.

Entscheiden Sie dann, was davon zusammengehört, und strukturieren Sie Ihr Material nach den erarbeiteten Kriterien. Nebenbei: Vermeiden Sie nach Möglichkeit Doppelungen und nutzen Sie – etwa als Unternehmen – lieber gemeinsame Ablagesysteme.

Achten Sie darauf, nicht zu sehr in die Breite zu arbeiten. D.h. geben Sie nicht zuviele Kriterien und Ordnungsmöglichkeiten vor. Beschränken Sie sich lieber auf einige wenige und gehen Sie die dann detailliert und in die Tiefe gehend an. Umso übersichtlicher wird Ihr System sein, umso weniger müssen Sie suchen.

Und ganz wichtig: Halten Sie sich an Ihre Ordnungsstruktur und vermeiden Sie Wildwuchs. Unterstützen Sie Ihr Gehirn darin, Blöcke zu bilden, indem Sie ihm feste Rahmenvorgaben liefern. Umso leichter wird es Ihnen fallen, sich zu orientieren.

Wo ordne ich?

Welche Hilfsmittel Sie jetzt für Ihr Ordnungssystem nutzen, ist egal. Ob Sie mit Aktenordnern und Wiedervorlagemappen oder Datenbanken und Terminverwaltungssoftware arbeiten, liegt wohl eher an Ihren Vorlieben, daran, womit Sie besser klarkommen. Das Prinzip bleibt dasselbe.

Beschriften Sie alles möglichst sinnig und einheitlich, nummerieren Sie Folgeablagen zur Not durch und vermerken Sie am besten immer Datum bzw. Zeitraum mit dabei.

Denken Sie auch an Erweiterungsmöglichkeiten. Schließlich soll Ihr Ordnungssystem flexibel sein und wachsen können – und nicht ständig umsortiert werden müssen.

Last but not least: Misten Sie regelmäßig aus und halten Sie alles auf dem neuesten Stand. Und vergessen Sie – gerade bei der elektronischen Variante – auch die Datensicherung nicht. Ein Festplattencrash kommt öfter vor als einem lieb ist und mit unbeabsichtigtem Überschreiben von Dokumenten ist Mensch noch schneller.

PS: Sollten Sie zu mehreren Zugriff auf ein Ordnungssystem haben, dann einigen Sie sich noch auf einige grundsätzliche Spielregeln. Klären Sie ab: Wer darf neue Ordnungskriterien vergeben und -strukturen anlegen? Wer überprüft auf Aktualität und Qualität der abgelegten Dokumente? Wer ist für das Ausmisten zuständig? Wer ist Ansprechpartner für Fragen zum System?

Ich wünsche Ihnen eine ergiebige Ordnungswut.

© 2007 Heike Thormann, Erstveröffentlichung März 2007

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